Du bist gut sortiert und organisiert? „Ordnung ist das halbe Leben“ könnte ebenso dein Lebensmotto sein? Dann ist dieses Berufsbild vielleicht genau das Passende für dich.
Der Beruf Verwaltungsfachangestellte wurde erstmals im Jahr 1979 offiziell anerkannt. Vorher war die Ausbildung in den Verwaltungen von Bund, Land, Kommunen, Gemeinden, Kirchen, Handwerksorganisationen sowie Industrie- und Handelskammern sehr spezifisch auf den Einsatzbereich ausgerichtet.
Heute erfolgt zwar noch immer eine unterschiedliche Ausbildung im jeweiligen Fachbereich, aber mit einer Neuordnung in die Bereiche Bundesverwaltung, Landesverwaltung, Kommunalverwaltung, Handwerksorganisationen und IHKs ist eine gemeinsame Grundausbildung möglich.
Verwaltungsfachangestellte sind im Büro tätig und erledigen Verwaltungsaufgaben. In der Fachrichtung Kommunalverwaltung arbeiten sie bei Gemeinde- und Kreisverwaltungen, Bauamt, Ordnungsamt, Kulturamt, Gesundheitsamt oder Stadtverwaltung.
Im Bereich der Bundesverwaltung sind Verwaltungsfachangestellte bei Finanzämtern oder der Bundesagentur für Arbeit beschäftigt.
Für die Landesverwaltung arbeiten sie in der Oberfinanzdirektion, dem Landwirtschaftsamt, der Ausländerbehörde oder in Beschaffungsstellen.
Die deutschen Kirchen, egal ob katholisch oder evangelisch, haben einen großen Verwaltungsaufwand, weshalb die Kirchenverwaltung den vierten Bereich für Verwaltungsfachangestellte bildet.
Schließlich noch die Handwerksorganisationen und die IHK als letzte Fachrichtung mit ähnlichem Aufgabenfeld.
Verwaltungsfachangestellte sind aber nicht nur für die Verwaltung bzw. die Organisation in den Einrichtungen zuständig, sie sind Fachkräfte für Fragen zu geltendem Recht. Sie sind mit Personalfragen beauftragt, erledigen alles rund um Haushalt- und Rechnungswesen und stehen im Publikumsverkehr ebenso dem Bürger direkt als Dienstleister zur Verfügung.
Video zum Berufsbild Verwaltungsfachangestellte/r (Kommunalverwaltung)
Gehalt als Verwaltungsfachangestellte/r
Das Gehalt für Verwaltungsfachangestellte ist bei den Bediensteten im öffentlichen Dienst in die Tarifverträge von Bund, Land und Kommune gegliedert. Kirchliche Arbeitgeber haben eigene tarifliche Vereinbarungen. Einkommen in der privaten Wirtschaft richten sich in der Regel an bestehenden Tarifverträgen aus, können aber doch sehr variieren.
Der Verdienst für Verwaltungsfachangestellte richtet sich zudem nach der Qualifikation, dem Lebensalter oder dem Verantwortungsbereich der Angestellten. Das monatliche Gehalt für die Verwaltungsfachkraft kann zum Beispiel für die Bereiche „Bundesverwaltung“ oder Kommunalverwaltung bei 3.300 bis 3.900 Euro brutto liegen.
Hinzu kommt noch eine betriebliche Altersvorsorge oder ein 13. und 14. Gehalt. Im öffentlichen Dienst erfolgt die Anpassung beim Verdienst nach klar definierten Entgeltstufen, diese richten sich nach der Dauer des Arbeitsverhältnisses.
Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r
Die Ausbildung als Verwaltungsfachangestellter ist anerkannt nach dem Berufsbildungsgesetz und hat eine Dauer von 3 Jahren. Die Berufsausbildung in den ersten 2 Ausbildungsjahren ist für alle Lehrlinge gleich, die fachspezifische Ausbildung innerhalb der 5 Fachrichtungen erfolgt erst im dritten Ausbildungsjahr.
Rechtlich ist für die Ausbildung zum Verwaltungsfachangestellten kein Schulabschluss vorgeschrieben, aber meistens werden Bewerber mit einem mittleren Bildungsabschluss eingestellt.
Bei der Ausbildung handelt es sich um eine duale Berufsausbildung im Ausbildungsbetrieb und in der Berufsschule. In der Regel findet der Berufsschulunterricht für Verwaltungsfachangestellte im Blockunterricht von einigen Wochen statt. Die erfahrenen Mitarbeiter im Ausbildungsbetrieb sorgen für eine effektive Ausbildung in der Praxis, wobei ein Ausbilder zur Seite steht.
Die Ausbildungsvergütung ist in den Fachbereichen Bundes-, Landes-, Gemeinde-, Kirchenverwaltung und Handwerksorganisationen gleich und liegt bei:
Der Abschluss der Ausbildung erfolgt nach erfolgreicher Zwischenprüfung im zweiten Ausbildungsjahr und der erfolgreichen schriftlichen und praktischen Abschlussprüfung zum Ende der Berufsausbildung.
Aufgaben und Voraussetzungen als Verwaltungsfachkraft
Wer sich für die Ausbildung in der Verwaltung entscheidet, der sollte einen guten Sinn für ordentliche und sorgfältige Arbeit aufweisen. Penibel müssen Vorschriften beachtet und Entscheidungen getroffen werden.
Die Tätigkeit wird in einem Büro ausgeübt und in der Regel handelt es sich um einen Bildschirmarbeitsplatz. Digital und schriftlich werden Daten und Dokumente gesammelt und verwaltet. Wer Interesse an Büroarbeiten oder Verwaltungsfragen hat, der ist hier genau richtig.
In der Regel findet der Azubi einen Einstieg bei der jeweiligen Behörde und hat die Möglichkeit sich dann intern ebenso auf andere Fachbereiche zu bewerben, welche unterschiedliche Aufgaben vorsehen. Es muss also nicht langweilig werden.
Bewerbung als Verwaltungsfachangestellte/r
Die Bewerbung wird zumeist in schriftlicher Form mit Bewerbungsanschreiben, Lebenslauf und Zeugniskopien an die zuständige Behörde oder Organisation geschickt. Mittlerweile bieten viele Arbeitgeber zusätzlich oder ausschließlich eine Online-Bewerbung über das Internet an. Die Bewerbung mit einem Postbrief erfolgt nur noch selten.
Inhaltlich sollten die Beweggründe für die Bewerbung klar, schlüssig und für den Arbeitgeber nachvollziehbar sein. Im Bewerbungsschreiben wird Bezug zu Motivation und Qualifikation genommen. Sich selbst die Frage zu stellen, „Warum sollte der Arbeitgeber gerade mich einstellen?“, kann bei der Auswahl der richtigen Argumente helfen.
Der Lebenslauf in tabellarischer Form stellt die einzelnen Stationen des bisherigen Lebens in den Vordergrund. Neben der Schule und ersten beruflichen Erfahrungen stehen Hobbies und Zusatzqualifikationen im Vordergrund. Der Arbeitgeber möchte sich ein Bild der Person machen. Dazu geben Azubis bei den persönlichen Daten bitte ihre Eltern mit den jeweiligen Berufen an.
Trends und zukünftige Entwicklungen in der Verwaltung
Für Verwaltungsfachangestellte gibt es verschiedene Trends und Entwicklungen, die die Zukunft des Berufsfelds prägen können. Hier sind einige relevante Trends für Angestellte der Verwaltung.
Digitalisierung in der Verwaltung
Die fortschreitende Digitalisierung beeinflusst auch den Verwaltungsbereich. Die Einführung von E-Government-Lösungen, elektronischen Akten und digitalen Workflows ist ein Trend, der die Arbeit von Verwaltungsfachangestellten verändert.
Automatisierung von Routineaufgaben
Routinetätigkeiten in der Verwaltung können durch Automatisierungstechnologien optimiert werden. Das beinhaltet beispielsweise automatisierte Datenverarbeitung, um Zeit für komplexere Aufgaben freizusetzen.
Einführung von KI in Verwaltungsprozessen
Künstliche Intelligenz (KI) könnte dazu verwendet werden, Routineentscheidungen zu automatisieren oder bei der Verarbeitung großer Datenmengen zu unterstützen.
Flexibles Arbeiten und Homeoffice
Die Möglichkeit des flexiblen Arbeitens, einschließlich Homeoffice, wird auch in der Verwaltung immer präsenter. Dieser Trend wurde durch die Erfahrungen während der COVID-19-Pandemie beschleunigt.
Kundenorientierung in der Verwaltung
Eine verstärkte Kundenorientierung in der öffentlichen Verwaltung ist ein wichtiger Trend. Bürger und Unternehmen erwarten effiziente und nutzerfreundliche Dienstleistungen.
Weiterbildung und lebenslanges Lernen
Aufgrund der sich ständig ändernden Anforderungen im Verwaltungsbereich wird lebenslanges Lernen immer wichtiger. Die Fähigkeit zur stetigen Weiterbildung und Anpassung an neue Technologien und Prozesse ist entscheidend.
Nachhaltigkeit und Umweltaspekte
Auch in der öffentlichen Verwaltung gewinnt das Thema Nachhaltigkeit an Bedeutung. Verwaltungsfachangestellte könnten mit der Umsetzung von umweltfreundlichen Praktiken und nachhaltigen Maßnahmen betraut werden.
Interkulturelle Kompetenz
Aufgrund der Globalisierung und zunehmender kultureller Vielfalt in Gesellschaften wird interkulturelle Kompetenz immer wichtiger, insbesondere in Verwaltungsstellen, die mit internationalen Themen oder Bürgern arbeiten.
Datenschutz und IT-Sicherheit
Mit der zunehmenden Digitalisierung steigt auch die Bedeutung von Datenschutz und IT-Sicherheit. Verwaltungsfachangestellte müssen sich dieser Aspekte bewusst sein und entsprechende Maßnahmen ergreifen.
Insgesamt lässt sich sagen, dass die berufliche Perspektive in diesem Beruf positiv ist, nicht zuletzt aufgrund des demografischen Wandels fehlen zukünftig Fachkräfte.
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