Organisation liegt dir im Blut und Kommunikation ist deine Leidenschaft? Dann könnte ein Job im Sekretariat deine Erfüllung werden.
Als Sekretär/in hast du ein sehr breites Aufgabenspektrum, behältst alle Termine im Blick, übernimmst die Organisation von Meetings oder Reisen und hältst der Chefetage den Rücken frei, indem du nur die wichtigsten Informationen weiterleitest. Je nach Unternehmen fallen noch viele weitere Aufgaben an, die du als Sekretär/in übernimmst.
Sehr häufig gehört der Telefondienst dazu. Anrufe annehmen, weiterleiten oder Nachrichten für den Rückruf notieren sind Bestandteil des Jobs. Auch mit der Postbearbeitung werden Sekretäre betraut.
Dann werden eingehende Briefe und Pakete sortiert und an die Empfänger im Unternehmen weitergegeben. Abends sammelst du die Ausgangspost ein, frankierst sie und bringst sie zur Post. Auch kleinere Botengänge, Büromaterialbeschaffung, Korrespondenz, Kostenabrechnungen, Protokollführung oder Schreibarbeiten können zum Tätigkeitsprofil im Sekretariat gehören.
In den Beruf als Sekretär/in führen unterschiedliche Wege. Sekretäre arbeiten in den unterschiedlichsten Branchen, beim Anwalt, bei Behörden, in Krankenhäusern und in Unternehmen. Je nach Stelle können andere Fähigkeiten gefragt sein.
Video zum Beruf Kauffrau/-mann für Büromanagement
Gehalt als Sekretär/Sekretärin
Wie hoch dein Verdienst als Sekretär/in ist, hängt von mehreren Faktoren aus. Neben deiner Ausbildung und Berufserfahrung spielen auch die Branche, Größe des Arbeitgebers und Region eine Rolle.
Als Sekretär/in kannst du in manchen Branchen gemäß Tarifvertrag vergütet werden. In der Regel fällt dein Verdienst dann höher aus. Arbeitest du beispielsweise als Sekretär/in auf Station einer Klinik, wirst du laut Tarifvertrag bezahlt und kannst etwa 2.900 Euro brutto im Monat verdienen. In einem Unternehmen einer Branche, für die Tarifverträge unüblich sind, kann dein Verdienst als Sekretär/in etwa 2.450 Euro brutto betragen.
In den östlichen Bundesländern (Brandenburg, Mecklenburg-Vorpommern, Sachsen, Sachsen-Anhalt und Thüringen) liegt der Verdienst als Sekretär/in öfter unter 2.300 Euro. In Berlin, Niedersachsen, Rheinland-Pfalz, Saarland und Schleswig-Holstein liegt das Gehalt durchschnittlich im Bereich von 2.500 bis 2.900 Euro. Besonders hoch ist der Verdienst als Sekretär/in hingegen in Baden-Württemberg, Bayern, Bremen, Hamburg, Hessen und Nordrhein-Westfalen.
Auch die Unternehmensgröße hat Einfluss auf dein Gehalt. Dabei gilt: je größer das Unternehmen, desto tendenziell mehr verdienst du auch. Und schließlich spielt auch deine Berufserfahrung und Qualifikation eine große Rolle. Je begehrter deine Qualifikationen sind, desto mehr kannst du bei der Gehaltsverhandlung herausholen.
Ausbildung und Weiterbildung als Sekretär/Sekretärin
Eine konkrete Ausbildung als Sekretär/in gibt es in Deutschland nicht. Im Regelfall führt eine kaufmännische Ausbildung in den Beruf. Du kannst beispielsweise eine Ausbildung als Kaufmann/-frau für Bürokommunikation, Kaufmann/-frau für Marketingkommunikation oder als Industriekaufmann/-frau absolvieren. Auch eine Ausbildung als Fremdsprachensekretär/in ist für den Beruf eine ideale Grundlage.
Aber es gibt auch viele Quereinsteiger aus anderen Berufen oder ohne abgeschlossene Berufsausbildung unter den Sekretären. Solltest du keine abgeschlossene Ausbildung haben, wäre eine Weiterbildung sinnvoll, die dich auf die Aufgaben im Sekretariat vorbereitet. Solche Weiterbildungen können wenige Wochen oder mehrere Monate dauern und vermitteln dir Wissen in den Bereichen Briefgestaltung, EDV oder Protokollführung.
Falls du in einer speziellen Branche als Sekretär/in Fuß fassen möchtest, kann dich eine Weiterbildung im Bereich dieser Branche, in Rechtskunde oder Wirtschaftskunde für den Job qualifizieren. Solche Weiterbildungen werden von der IHK angeboten und schließen mit einer Prüfung ab. Anschließend erhältst du ein IHK-Zertifikat, das deutschlandweit anerkannt ist.
Vorsicht vor Privatschulen die eine Ausbildung als Sekretär/in anbieten; der so erworbene Abschluss wird nicht immer deutschlandweit anerkannt. Insgesamt erhöhen einschlägige Aus-, Weiter- und Fortbildungen deine Jobchancen und Verdienstmöglichkeiten.
Wie lange dauert die Ausbildung zur Sekretärin?
In einigen Ländern gibt es spezifische berufliche Ausbildungen oder Lehrgänge für Büro- und Verwaltungsberufe, die auch den Bereich der Sekretariatsarbeit abdecken können. Die Dauer solcher Ausbildungen kann in der Regel 1 bis 3 Jahre betragen.
Es gibt ebenso Schulen, die sich auf kaufmännische Berufe spezialisiert haben und Programme anbieten, die auf Sekretariats- und Verwaltungsfunktionen abzielen. Die Dauer solcher Programme kann unterschiedlich sein, oft dauern sie zwischen 1 und 2 Jahren.
Einige Sekretärinnen haben sogar einen Hochschulabschluss in verwandten Bereichen wie Betriebswirtschaftslehre, Verwaltung oder Büromanagement. Die Dauer eines solchen Studiums variiert normalerweise zwischen 2 und 4 Jahren.
Voraussetzungen und Aufgaben für das Sekretariat
Weil es keine einheitliche Ausbildung als Sekretär/in gibt, sind die Voraussetzungen von Job zu Job unterschiedlich. In jedem Fall spielen ein gepflegtes Erscheinungsbild, gute Manieren, kommunikative Kompetenz (inklusive guter Deutschkenntnisse in Wort und Schrift) und ein ausgeprägtes Organisationstalent eine wichtige Rolle, um im Sekretariat zu arbeiten. In Anwaltskanzleien oder medizinischen Einrichtungen gelten auch Diskretion, Verschwiegenheit (Schweigepflicht) und ein hohes Verantwortungsbewusstsein als unabdingbar.
Zudem müssen Sekretäre Computerkenntnisse mitbringen. Für viele Posten werden Bewerber mit Fremdsprachenkenntnissen gesucht, vor allem mit Englischkenntnissen.
Bewerbung als Sekretär/Sekretärin
Bei der Bewerbung als Sekretär/in solltest du in besonderem Maße auf deinen sprachlichen Ausdruck sowie die Richtigkeit und Vollständigkeit deiner Unterlagen achten. Schließlich sind genau diese Kompetenzen im Job als Sekretär/in gefragt.
Deine Bewerbung ist somit eine Art Probearbeit für den angestrebten Job. Lies dir die Stellenanzeige genau durch und verfasse ein individuelles Anschreiben, das genau darstellt, inwieweit du das Anforderungsprofil erfüllst. Betonen solltest du deine analytischen Fähigkeiten, dein Organisationstalent und deine kommunikative Kompetenz.
Eine solide kaufmännische Ausbildung oder alternativ eine einschlägige Weiterbildung, Computerkenntnisse und Fremdsprachenkenntnisse runden dein Profil im Lebenslauf perfekt ab.
Weil Unternehmen in der Regel viele Bewerbungen erhalten ist es auch wichtig, dass du deine Motivation ansprichst. Warum möchtest du diesen Job, was reizt dich daran und wieso ist ausgerechnet dieses Unternehmen interessant für dich? Wenn du diese Fragen in deinem Anschreiben beantwortest, wirst du mit hoher Wahrscheinlichkeit zum Vorstellungsgespräch eingeladen.
Trends und Perspektiven für den Beruf
Die Rolle einer Sekretärin hat sich im Laufe der Jahre gewandelt, und es gibt einige Trends und Perspektiven, die den Beruf beeinflussen
Mit dem fortschreitenden Einsatz von Technologie in Büroumgebungen haben sich die Aufgaben von Sekretärinnen weiterentwickelt. Digitale Kommunikationstools, virtuelle Assistenzsoftware und automatisierte Prozesse können die Effizienz steigern, aber es erfordert auch, dass Sekretärinnen sich mit neuen Technologien vertraut machen.
In vielen Organisationen werden Sekretärinnen zunehmend ebenso in multifunktionale Rollen integriert. Das bedeutet, dass sie nicht nur administrative Aufgaben übernehmen, sondern auch in anderen Bereichen wie Projektmanagement, Eventplanung oder Kundenbetreuung tätig sein können.
Der Trend zur Flexibilität in der Arbeitswelt, insbesondere die Möglichkeit zur Remote-Arbeit, kann sich auch auf die Rolle einer Sekretärin auswirken. Virtuelle Assistenten und Remote-Unterstützung werden wichtiger, und Sekretärinnen müssen möglicherweise in der Lage sein, ihre Aufgaben von verschiedenen Standorten aus zu erledigen.
Sekretärinnen haben darüber hinaus die Möglichkeit, sich durch gezielte Weiterbildungen und Zertifizierungen weiterzuentwickeln. Professionelle Organisationen bieten Schulungen an, um die Fähigkeiten von Sekretärinnen zu stärken und sie auf die Anforderungen moderner Büroumgebungen vorzubereiten.
Qualifizierte Fachkräfte haben wenig Mühe eine Stelle als Sekretär/in zu finden. Insbesondere, wenn man branchenspezifische Kenntnisse und Fähigkeiten mitbringt.
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